Cómo administrar nuestra vida

INTRODUCCIÓN

Continuamos hoy con esta serie de programas en los que estamos hablando sobre los hábitos y las disciplinas que podemos desarrollar para tener una vida productiva, basándonos en el libro titulado «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva» de Stephen R. Covey.

Hoy queremos hablar del Hábito #3, que dice: Establecer primero, lo primero, o a los principios de administración personal. Entonces, luego de tener en claro qué nos motiva, nos enfocamos ahora en cómo administrar nuestra vida para darle la mayor importancia a lo más importante.

Y queremos aprovechar para poner a tu disposición nuestro folleto titulado Tomando el control de tu vida. Lo puedes descargar de forma gratuita en la sección de RECURSOS de nuestra página web www.sentidolatino.com. Allí encontrarás más información en cuanto a este tema y muchos más.

PRIMERO LO PRIMERO

Recordamos que el primer hábito nos dice: tú eres el creador; el segundo hábito es la primera creación, o sea, la creación mental que se basa en nuestra imaginación y en la conciencia moral; y este tercer hábito es la segunda creación, que es la creación física, la realización de lo que ya hemos creado en nuestra mente. Esto lo logramos gracias a la voluntad independiente que tenemos, que es la capacidad para tomar decisiones y para elegir y después actuar en consecuencia.

Sabemos que la voluntad humana es asombrosa. Ante circunstancias límites, el valor y el poder de la voluntad hacen que lo imposible sea posible. Pero en lo que respecta a administrarnos efectivamente, por lo general el éxito duradero no lo logramos a través de ese esfuerzo extremo que quizás hacemos una vez en la vida, sino cuando aprendemos a usar nuestra voluntad independiente en las decisiones que tomamos día tras día.

La administración efectiva es disciplina puesta en práctica. La palabra «disciplina» deriva de «discípulo»: discípulo de una filosofía, de un conjunto de valores, de un propósito supremo, de una meta superior o de la persona que la representa.

En otras palabras, si uno es un administrador efectivo de sí mismo, la disciplina proviene de nuestro interior; es una función de la voluntad independiente. Uno es discípulo, es seguidor de los propios valores profundos y sus fuentes y tiene la voluntad, la integridad, de subordinar a esos valores todos sus sentimientos, impulsos y estados de ánimo.

Los dos factores que definen una actividad son urgente e importante. Urgente significa que algo necesita una atención inmediata. Las cosas urgentes actúan sobre nosotros. Hay personas que viven reaccionando a lo urgente. Son administradoras de crisis, se pasan la vida apagando incendios, son personas estresadas, orientadas hacia los problemas y que trabajan siempre al límite de los plazos.

En cambio las cosas importantes tienen que ver con los resultados, con si algo es importante, si aporta a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad. Las cosas importantes requieren más iniciativa y proactividad. Si no tenemos una idea clara de lo que es importante, de las metas u objetivos que queremos lograr, fácilmente vamos a dedicarnos a lo urgente.

Las personas efectivas se dedican a las cosas importantes pero no urgentes. Por ejemplo: construir relaciones, planificar a largo plazo, prevención, preparación, en fin, todas esas cosas que sabemos que hay que hacer pero que muchas veces dejamos de lado porque no son urgentes. En otras palabra, las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las oportunidades. Alimentan las oportunidades y dejan morir de hambre a los problemas.

Ejercicio: Teniendo en cuenta todo esto que hemos estado hablando hasta ahora, como ejercicio vamos a darles dos preguntas para que con tiempo las piensen y respondan.

1. ¿Qué cosas NO está haciendo hoy que, si las hiciera regularmente, afectarían positivamente su vida personal?

2. ¿Qué produciría resultados similares en su vida familiar, en su trabajo o en su empresa?

APRENDER A DECIR «NO»

A diario decimos que sí o que no a muchas cosas. Pero solo cuando estamos centrados en los
principios correctos y tenemos en claro nuestra misión personal, vamos a tener la sabiduría para tomar la decisión efectiva.

La esencia de la administración efectiva del tiempo y la vida consiste en organizar y ejecutar las prioridades. Escuche la siguiente pregunta, y piense cuál sería su respuesta:

¿En qué área crees fallar más a menudo?

(1) Soy incapaz de establecer prioridades,

(2) soy incapaz de organizar mis prioridades, o

(3) no tengo disciplina para poner en práctica mis prioridades.

La mayor parte de las personas dice que lo que principalmente les falta es disciplina. Sin embargo, el problema de fondo radica en que las prioridades no han echado raíz en sus corazones y mentes, por lo que no han internalizado el segundo hábito. Muchas personas reconocen el valor que tienen en sus vidas las actividades importantes y tratan de integrarlas en sus vidas en base a la autodisciplina. Pero al no estar basadas en sus principios y misión personal, carecen de los cimientos necesarios para sostener sus esfuerzos. Están trabajando sobre las hojas, sobre las actitudes y las conductas de la disciplina, sin siquiera pensar en examinar las raíces, los paradigmas básicos de los que fluyen sus actitudes y conductas naturales.

Concentrarse en las cosas importantes es un paradigma que surge de nuestro centro de principios. Si uno está centrado en el cónyuge, en el dinero, en los amigos, en el placer, o en cualquier otra cosa, una y otra vez va a estar reaccionando a esas fuerzas exteriores en las que está centrada su vida.

CÓMO SER BUENOS ADMINISTRADORES

Para poder ser buenos administradores de nuestras vidas, necesitamos contar con una herramienta que cuente con los siguientes seis criterios importantes:

1. Coherente: es decir deberá haber armonía y unidad entre la visión y la misión, los roles y metas, prioridades y planes, deseos y disciplinas

2. Equilibrio: debemos poder identificar y tener presentes los roles que desempeñamos para mantener el equilibrio en la vida y no descuidar ningún área importante. (Ej.: que el éxito profesional no signifique el descuido y destrucción del matrimonio o familia.)

3. Organización semanal: esto nos dará un mayor equilibrio y contexto que la planificación diaria. La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades.

4. Una dimensión humana: una persona centrada en principios piensa en términos de efectividad en el trato con personas, lo que a veces requiere subordinación a la agenda de otros.

5. Flexibilidad: la herramienta tiene trabajar para nosotros, por lo que tendrá que ser cortada a nuestro estilo y necesidades.

6. Ser portátil: esto quiere decir que debe ser algo que podamos tener con nosotros en casi todo momento, para poder consultar y mantenernos dentro del plan.

Para lograrlo, se sugieren los siguientes cuatro pasos:

1. Identificar los roles. El primer paso consiste en poner por escrito los roles a los que va a dedicar tiempo en los próximos siete días. Por ejemplo: como persona, esposo/esposa, madre/padre, hijo/hija, trabajador, alumno, jefe, etc.

2. Definir las metas. El paso siguiente consiste en pensar en 2 o 3 metas u objetivos que quiere lograr en cada uno de esos roles durante esos siete días.

3. Programar los tiempos. En base a los roles y las metas establecidas, programar el tiempo para alcanzarlas (pueden ser días o incluso horarios específicos de la semana).

4. Dar lugar a adaptaciones diaria. Lo que resta es cada día revisar la planificación hecha para ver las decisiones tomadas y adaptarlas cuando aparezcan necesidades importantes no previstas.

Ejercicio:

* Identifique una actividad importante pero no urgente que usted sabe que ha descuidado en su vida, una actividad que bien realizada tendrá un efecto significativo en su vida. Póngala por escrito y comprométase a realizarla. (Por ejemplo: hacer ejercicio, tomar un curso, servir de voluntario en alguna institución, etc.)

* Haga una lista de las responsabilidades que podría delegar y de las personas que podrían hacerse cargo de ellas o a quienes podría enseñar para asumirlas. (Por ejemplo: los hijos adolescentes puede aprender a cuidar del jardín, lavar la ropa, cocinar, etc.)

* Organice su próxima semana. Empiece por fijar sus roles y metas para la semana y después convierta esas metas en un plan de acción específico. Al final de la semana evalúe hasta qué punto su plan ha traducido sus valores y propósitos profundos con respecto a la vida diaria y el grado de integridad que ha podido mantener respecto a esos valores y propósitos.

Para cerrar este tema sobre el tercer hábito de la gente altamente efectiva según Covey, que dice: establece primero lo primero, queremos recordar lo que dijo el escritor alemán Goethe:

Nos encontramos en el próximo programa, donde hablaremos acerca de ‘Cómo desarrollar una mentalidad ganadora’. ¡Hasta entonces!

Tomando el control de tu vida